Grip krijgen op processen, zonder te verdwalen in complexe software. Dat is waar LeanForms organisaties bij helpt. Het Bredase bedrijf ontwikkelde een platform waarmee bedrijven hun formulieren, workflows en informatiestromen eenvoudig kunnen digitaliseren en automatiseren. Onder leiding van algemeen directeur Pim Schaerlaeckens groeit LeanForms nu uit tot een partner die meedenkt met de processen van organisaties en helpt om ze slimmer en overzichtelijker in te richten.
Een probleem dat om een oplossing vroeg
LeanForms ontstond vanuit een frustratie die steeds vaker terugkwam in de praktijk. Pim’s vader, Anton Schaerlaeckens, werkte als chemisch technoloog en merkte rond 2009 steeds vaker dat belangrijke processen binnen bedrijven nauwelijks goed digitaal ondersteund werden. “Hij was op zoek naar software die zijn werk kon structureren en digitaliseren, maar kon niets vinden wat écht aansloot”, vertelt Pim. “Er waren wel systemen, maar die waren óf te complex, óf niet flexibel genoeg voor wat hij nodig had. Op een gegeven moment dacht hij: misschien moeten we het gewoon zelf bouwen.”
De eerste bouwstenen
Via via kwam Anton in contact met Ronald Copal, een freelance softwareontwikkelaar. Tijdens een eerste kennismaking bleek al snel dat er een klik was. “Ze vulden elkaar eigenlijk perfect aan”, vertelt Pim. “Mijn vader vanuit de inhoud en praktijk, Ronald vanuit de techniek.” Ze besloten het samen te proberen en werkten in de avonduren stap voor stap aan de eerste versie van het systeem. In 2010 stond er een eerste werkende versie van het platform. Aanvankelijk puur bedoeld om één specifiek probleem op te lossen, maar al snel bleek dat veel meer bedrijven met dezelfde uitdagingen worstelden. “Het was nooit het idee om meteen een bedrijf te starten”, zegt Pim. “Maar toen ze zagen hoeveel behoefte er was, begon het langzaam te groeien. Eerst een paar klanten uit het netwerk, en van daaruit verder.”
Van pionieren naar professionaliseren
In de beginjaren hielden Anton Schaerlaeckens en Ronald Copal het bedrijf bewust klein. Samen werkten ze verder aan het platform, terwijl de eerste klanten zich langzaam begonnen aan te dienen. Vaak ging dat via hun eigen netwerk: bedrijven die tegen dezelfde uitdagingen aanliepen en openstonden voor een praktische oplossing. “Het was echt pionieren”, vertelt Pim Schaerlaeckens. “Ze waren continu aan het bouwen, testen en verbeteren. En als ze bij een klant zaten, was het soms nog spannend of alles precies zou doen wat het moest doen.”Zelf stond Pim daar in die periode nog wat verder vanaf. Een toekomst in de IT zag hij niet direct voor zich.
“Ik had daar eigenlijk helemaal niet zo’n beeld bij. Ik zag mezelf eerder werkzaam in de industrie, met een tastbaar product. Alles wat ik thuis hoorde over software en systemen ging een beetje langs me heen. “Toch kwam hij er tijdens zijn studie Technische Bedrijfskunde steeds vaker mee in aanraking. Op een gegeven moment stelde zijn vader voor om zijn afstudeertraject binnen het bedrijf te doen. “Dat leek me in eerste instantie niet per se interessant, maar ik dacht: laat ik het gewoon proberen.”
En dát bleek een kantelpunt
Tijdens zijn afstuderen werd Pim direct ingezet bij een klant, waar hij verantwoordelijk was voor de implementatie van het LeanForms-platform. “Daar zag ik voor het eerst echt wat we deden. Niet alleen de software zelf, maar vooral wat het oplevert binnen een organisatie.” Hij kwam in aanraking met verschillende afdelingen, processen en vraagstukken. “Je ziet ineens hoe breed zo’n oplossing ingezet kan worden. Van kwaliteitsmanagement tot operationele processen. Toen begon ik te begrijpen waar de kracht zat.” Pim werd de eerste medewerker en raakte steeds nauwer betrokken bij zowel de software als de markt eromheen. “Vanaf dat moment zat ik er echt middenin.”
Een nieuwe koers
Waar LeanForms eerst vooral software leverde, zag Pim een bredere behoefte in de markt. “Bedrijven zoeken een partner die ook meedenkt over processen.” Met die visie schreef hij een ondernemersplan. “Ik wilde van een softwareleverancier naar een combinatie van software en consultancy. Dus óók helpen met de inrichting van de software.” Dat plan kwam sneller tot leven dan verwacht. Begin 2024 nam Pim het bedrijf over van zijn vader. Sindsdien staat hij aan het roer als algemeen directeur, terwijl Ronald Copal zich richt op de softwareontwikkeling.
Slimmer werken met één platform
De kern van LeanForms is een softwareplatform waarmee bedrijven hun formulieren en processen digitaliseren en structureren. Maar de echte kracht zit niet in het formulier zelf. “Formulieren maken kan iedereen”, zegt Pim. “Het gaat om wat er daarna gebeurt.” Denk aan meldingen, goedkeuringen, opvolging en rapportages. Waar veel organisaties werken met losse Excel-bestanden, e-mails en handmatige stappen, brengt LeanForms alles samen in één systeem. “Als iemand een melding doet, wil je dat die automatisch bij de juiste persoon terechtkomt. Dat het proces doorloopt en dat je inzicht krijgt in wat er gebeurt. Dat is wat wij automatiseren.”
Werken zonder vaste kaders
Minstens zo opvallend als het product is de manier waarop Pim zijn organisatie inricht. Hij gelooft niet in strakke hiërarchieën of vaste werktijden. “Ik probeer een organisatie te bouwen zonder lagen”, zegt hij. “Iedereen krijgt verantwoordelijkheid en vrijheid.” Dat betekent in de praktijk: flexibel werken, zelf je tijd indelen en veel autonomie. Zelfs vakantiedagen worden grotendeels losgelaten. “Als je werk goed is, maakt het mij niet uit wanneer je het doet. Ga je een keer langer of nét wat vaker op vakantie? Prima. Zolang je verantwoordelijkheid neemt.” Die aanpak vraagt vertrouwen, maar levert volgens Pim veel op. “Mensen zijn gemotiveerder en voelen zich betrokken. En uiteindelijk krijg je dat dubbel en dwars terug.”
Breda als thuisbasis
Hoewel LeanForms klanten door heel Nederland heeft, ligt de basis stevig in Breda. Vrijwel alle medewerkers komen uit de regio en het bedrijf is actief betrokken bij lokale initiatieven. “We sponsoren bijvoorbeeld sportteams van medewerkers”, vertelt Pim. “Niet direct voor naamsbekendheid in Breda, maar omdat we het belangrijk vinden om iets terug te doen.”
—
Dit is een artikel uit Breda Business & Lifestyle #21. Lees het volledige magazine hier.
