Column Herman Kalse (Directeur ADA ICT)
De moderne technieken om zeer snel en frequent de gewenste wijzigingen door te voeren zijn er. Waarom hoor je dan zo vaak over ICT-projecten die budget en deadline overschrijden? Graag deel ik één van de valkuilen die er bestaan met je. Bij grotere ICT-systemen wordt het inzicht in de processen die er gebruik van maken moeilijker. De complexiteit stijgt. Mijn bedrijf werkt juist aan die grotere systemen. Bij een door je onderneming gewenste (andere) functionaliteit, werkwijze of proces komt vrijwel altijd ICT om de hoek kijken.
Wij weten óók niet alles!
De valkuil betreft een misvatting. Van oudsher werd er door ICT-ers gedacht dat door interviewen van de gebruikers (van de te beschouwen processen) de verandering goed vastgelegd kon worden. Zodanig goed vastgelegd dat er een foutloze oplevering van het door de gebruikers gewenste in het verschiet lag. De eerste test of het goed gedaan was vond soms pas weken, zo niet maanden, later plaats. De in een document vastgelegde specificaties, denk aan een functioneel ontwerp, beschreven het eindproduct. Bij de test met en door de gebruikers kwam dan vaak naar voren dat het opgeleverde, alhoewel het voor 100 procent deed wat ICT samen met de gebruiker had vastgelegd, toch niet voldeed aan de eisen van de gebruiker. De gebruiker ervoer voor het eerst echt wat hij/zij zelf beschreven had. Er kwamen allerlei ‘gebreken’ naar voren. De gebruiker had wat men noemde ‘voortschrijdend inzicht’. Deze zogenaamde ‘watervalmethode’ is vanzelfsprekend in onmin geraakt.
aanpakken kennen korte cycli. Er wordt veel vaker de mogelijkheid aan de gebruiker geboden (en aan ICT) om zaken te veranderen op basis van voortschrijdend inzicht. De continue betrokkenheid van de gebruikers is meegenomen in de aanpak. Vaak wordt er van een ‘product owner’ gesproken: iemand die de huidige processen goed kent en (hopelijk) opgeleid is om veranderingen in processen
samen met het ICT-team goed te kunnen laten verlopen. Dat levert al een stuk betere resultaten op! In de praktijk wordt uit de groep eindgebruikers soms iemand aangewezen als ‘product owner’.
In de praktijk wordt uit de groep eindgebruikers soms iemand aangewezen als ‘product owner’. Zelfs deze product owner kan, over het algemeen, niet alles weten wat nodig is om een veranderend of nieuw proces goed te beschrijven. ICT-ers van buiten hebben ook niet de sleutel. Enkel door het continu bundelen van de krachten, komt het snelst het beste resultaat tot stand.
